Det är viktigt att olika queera föreningars, gemenskapers och nätverks historia dokumenteras i arkiv, så att det finns material tillgängligt för queerforskning i framtiden.
I Finland samlas material om queerhistoria centraliserat av två instanser: Arbetararkivet ansvarar för dokument och Arbetarmuseet Werstas ansvarar för föremål. Dokument som kan bevaras i arkivet är allt digitalt och tryckt material som kan läsas, lyssnas på eller förstås med tekniska hjälpmedel: t.ex. protokoll, brev, dagböcker och memoarer, men även fotografier, ljudinspelningar och videor. Föremål som kan bevaras på museet är i sin tur t.ex. kläder, accessoarer, märken och banderoller samt information om föremålens kontext, som till exempel fotografier av dem i användning.
Arbetararkivets hbtqi+-samlingar innefattar arkiv och historiker från organisationer, privatpersoner och forskningsinstanser med queer anknytning. Kommittén för Arbetartradition som är en del av Arbetararkivet ordnar intervjuer och insamlingar av minnen med queertema.
Den här texten behandlar införandet av queera föreningars, gemenskapers och nätverks arkivmaterial i Arbetararkivets samlingar. Anvisningar för personarkiv hittar du här: Dokumentationsanvisningar för personarkiv: Att bevara personligt material i arkiv.
I fråga om museimaterial får du noggrannare anvisningar av Arbetarmuseet Werstas: info@tyovaenmuseo.fi. Läs mer i Werstas nättidskrift (på finska): Työväenmuseo Werstas: Museolahjoituksella osaksi historiaa!
Text: Minna Sannikka, forskare, Arbetararkivet
Uppdaterad: 14.10.2022
1. Identifiera
Vilken typ av material borde dokumenteras? I vilken form finns materialet?
I lagen (bl.a. bokföringslagen) finns bestämt hur länge olika dokument ska sparas för föreningen eller samfundets egna behov och för historieforskningen. Allmänt taget gäller att sådana dokument föreningen eller samfundet själv producerat och där dess verksamhet beskrivs är värda att sparas permanent. Sådana dokument är t.ex. protokoll, korrespondens (d.v.s. viktig e-post), verksamhetsberättelser och -planer, medlemsregister, bokföring, historiker, material om evenemang, egna tidskrifter, fotografier, videor och ljudinspelningar. Dessa kan bevaras i pappersform eller digitalt.
Dokument som endast ska sparas tillfälligt är till exempel kvitton, som kan förstöras 6 år efter granskningen av bokslutet. Man kan också sålla ut mer rutinanknuten e-post, som överenskommelser om mötesdatum, inkommen reklam och meddelanden samt utkast till material som producerats då de inte längre behövs för verksamheten. Om det ingår personuppgifter i materialet ska datasäkerheten beaktas då det förstörs.
På Arbetararkivets nätsidor finns en arkiveringsguide där det listas vilka dokument som ska sparas permanent respektive vilka som kan förstöras efter en viss tid. Ladda ner guiden (på finska) här (öppnas i en ny flik).
Det lönar sig att dokumentera den egna verksamheten genom att intervjua aktiva medlemmar eller t.ex. genom att ordna minneskvällar. Nedskrivna och muntligt rapporterade minnen är ett värdefullt tillägg till den information arkivets dokument förmedlar. Arbetararkivet tar emot dokumenterade hågkomster i form av t.ex. memoarer samt inspelade och/eller transkriberade intervjuer.
2. Samla in och välj ut
Vad ska man beakta då man samlar in olika typer av material (i fråga om form och metod) och då man grovsållar det?
Det produceras idag stora mängder digitalt material, som fotografier och videor, men försöken att spara det permanent är ofta lite halvhjärtade. Det lönar sig att regelbundet be medlemmarna och evenemangsarrangörerna om dokumentation av verksamheten. Detta kan göras t.ex. via e-post eller en delad mapp i en molntjänst. Dessutom ska man komma ihåg att uppdatera allt material.
Det är bäst att ha en egen e-postadress utan koppling till en person för föreningen, så att viktiga meddelanden går att hitta fast kontaktpersonen byts ut. Meddelanden som ska sparas permanent kan flyttas till en egen mapp därifrån de regelbundet kan exporteras till PDF-format eller skrivas ut och föras in i föreningens arkiv.
Innehåll från föreningens nätsidor och sociala medier kan bevaras med viss urskillning, ifall man anser att det där finns relevant och värdefullt material som saknas i de övriga dokumenten. Föreningen avgör själv vilket innehåll som är centralt för verksamheten och kunde sparas regelbundet. Webbläsaren eller applikationen har ofta verktyg för att spara innehåll och det finns även särskilda program för detta. Det lönar sig att slutligen exportera allt till PDF-format.
I fråga om pappersmaterial förutsätter arkiveringen att lämpliga hjälpmedel används då materialet produceras och förvaras. Tryckt material går lättare att bevara om man avlägsnar gem, tejp, plastfickor och gummiband, eftersom de kan orsaka slitage. Stansning behöver inte avlägsnas. I fråga om bilder i pappersformat måste man undvika material som kan skada dem, som kulspetspenna och tejp, vid behandling och förvaring.
Pappersmaterial kan genast flyttas till mappar eller motsvarande för att skydda det mot smuts, fukt och ljus. Material i dåligt skick eller känsligt material kan t.ex. skyddas med ett vikt A3-papper. Stora affischer kan rullas ihop. Analoga ljud- och videoinspelningar som magnetofonband, C-, mini- och VHS-kassetter samt smalfilm läggs i egna fodral. Åtminstone de viktigaste kan digitaliseras (t.ex. som WAV, MP3, AAC, MPEG-4 AVC), antingen självständigt eller med hjälp av en tjänsteleverantör.
Det lönar sig att regelbundet gå igenom materialet och rensa bort allt sådant som är överflödigt. Särskilt i fråga om fotografier är det bäst att hålla mängden måttlig: ett urval räcker. För permanent arkivering väljs bilder som är intressanta och berättar en historia, som är i bra skick och som det finns tillräckligt med bakgrundsinformation om. Tidpunkt och plats, personer som fotats och fotografens namn liksom information om upphovsrätt kan gärna omedelbart läggas till i bildfilen eller markeras med mjuk blyertspenna på bildens baksida eller förvaringskuvertet.
När man samlar in minnen av föreningens verksamhet i form av intervjuer eller texter ska man se till att de som bidrar är medvetna om dokumentationen och en eventuell senare överlåtelse till Arbetararkivet. Informationen om detta kan spelas in i början på intervjuerna eller så kan informanten lägga till ett skriftligt samtycke till sin text med i hågkomster. Vid överlåtelse gör Arbetararkivet upp ett skilt avtal om överlåtelse med varje person som bidragit, och i fråga om intervjuer även med intervjuaren. Avtalet kan laddas ner från arkivets nätsidor och man kan gärna be alla parter fylla i det redan då minnena samlas in: ladda ner avtalet om överlåtelse (på finska) här (öppnas i ny flik). Ifyllda avtal kan överlämnas till arkivet då materialet överlåts.
I fråga om inspelade intervjuer ska man lägga till datum, information om informanten (namn, födelsedatum och -ort), information om intervjuaren och åtminstone en kort beskrivning av innehållet i intervjun.
Det är befogat att kontakta arkivet på förhand särskilt då man planerar mer storskalig materialinsamling: arkivet hjälper gärna till med organiseringen av insamlingen och tekniska frågor kring den. Du kan läsa mer im insamling av minnen i Queerhistoriens vänners text i nättidskriften: Dokumentera självupplevd queerhistoria. Mer detaljerade instruktioner för intervjuer (på finska) finns i följande verk: Heimo, Anne & Juvonen, Tuula & Kurvinen, Heidi (2021): Opas muistitietohaastattelun tekemiseen. Työväen historian ja perinteen tutkimuksen seura. Guiden finns i PDF-format här: Opas muistitietohaastattelun tekemiseen (öppnas i ny flik).
3. Skapa en rutin
Gör arkivering till rutin och utse en ansvarsperson (i föreningar i regel sekreteraren). Tips för en kontinuerlig arkiveringsprocess.
Utse en eller flera ansvarspersoner för insamling och arkivering av material. De bör veta vilka typer av verksamhet föreningen ägnar sig åt och vilka dokument som skapas. En förvaringsplats för dokumenten fastställs, och ansvarspersonerna ser till att materialet rutinmässigt efterhand förs in och sorteras logiskt.
Digitalt material som uppkommer kan sparas på en hårdskiva eller externt minne. Ifall flera personer skapar och behöver komma åt dokumenten kan även en molntjänst vara en lämplig förvaringsplats. Oberoende av förvaringsplats ska filerna säkerhetskopieras regelbundet! Ett bra alternativ är också att skriva ut de viktigaste dokumenten.
Både digitalt och fysiskt material borde genast då det skapas sorteras logiskt, och mappar och filer ges enhetliga och informativa namn. På så sätt hittar man snabbt de dokument som behövs, och materialet behöver inte heller organiseras om senare. Beroende på mängd kan materialet ordnas enligt verksamhet (t.ex. styrelse, ekonomi, medlemsangelägenheter) eller enligt format och dokumenttyp (t.ex. protokoll, bokslut, korrespondens). Om mängden material är liten kan även kronologisk ordning, t.ex. enligt kalenderår, fungera. Dokument med personuppgifter eller annat känsligt material ska markeras.
Material som ska bevaras permanent kan gärna direkt då det skapas överföras till arkiverbart format. På så sätt undviker man överflödigt arbete då det blir aktuellt med överlåtelse till slutarkiv. I fråga om texter innebär detta PDF/A-form. För bilder rekommenderas JPEG, TIFF eller PNG, för ljud WAV, MP3 eller AAC och för video MPEG-4 AVC.
Från Arbetararkivets nätsidor kan man ladda ner De privata centralarkivens guide för digital arkivering (öppnas i ny flik) där det finns mer information om arkivering av digitalt material.
I sitt eget arbetsutrymme är det mest praktiskt att förvara dokument man behöver regelbundet och som ska bevaras tillfälligt. Material som inte längre behövs kan märkas och placeras i säkert förvar eller flyttas över till ett externt minne i väntan på överlåtelse till ett slutarkiv.
Då man börjar gå igenom ett oordnat arkiv kan man först försöka skapa en helhetsbild, samla allt på en plats och vid behov bekanta sig med föreningens tidigare verksamhet t.ex. i verksamhetsberättelserna. Om man kan urskilja en logisk ordning och färdiga helheter i arkivet eller dess delar ska den bevaras. Fotografier, videor, ljudinspelningar, böcker och föremål förs över till egna kategorier. Sortering enligt verksamheter eller form, som presenterades tidigare i avsnittet, kan göras även då materialet gås igenom i efterhand.
4. Delta i katalogiseringen
Vid arkivering av material är det centralt att det ska gå att hitta så enkelt som möjligt även i en avlägsen framtid. Olika typer av information om kontexten blir då viktiga, och de behövs vid katalogiseringen.
Som tidigare konstaterats är det oberoende av hur materialet sparas och förvaras viktigt att dokument och helheter namnges och sorteras logiskt så att det går att hitta information. Då mapparna eller andra förvaringsplatser är tydligt namngivna är det även lätt att katalogisera innehållet. Katalogen ger en nödvändig helhetsbild särskilt av större materialhelheter och är nyttig även vid senare behandling av materialet i slutarkivet.
Katalogen kan vara mer eller mindre detaljerad. I den nedtecknas information om materialhelheterna t.ex. enligt ämnesområde (protokoll 2000-2020) eller enligt mapp (protokoll 2000-2005, protokoll 2006-2010 o.s.v.). Även dokument och helheter som innehåller personuppgifter eller annan information som ska skyddas förs in i katalogen. Till den kan också fogas mer berättande information om föreningens verksamhet och information om hur materialet organiserats.
I fråga om digitala bilder, ljudinspelningar och videor är det befogat att inkludera en katalog med information om de enskilda filerna. I katalogen ingår då information om tidpunkt och ämne, personer samt upphovsrätt. Enskilda filer kan t.ex. numreras så det blir lätt att hänvisa till dem i katalogen. Katalogerna kan sedan sparas i samma digitala mappar som filerna. De uppdateras sedan alltid då nytt material tillförs.
Vid katalogiseringen kan ämnesord användas som stöd. Istället för att själv hitta på lämpliga ämnesord kan man använda sådana som minnesinstitutionerna kommit överens om. De svenska orden finns här: https://finto.fi/yso/sv/ (öppnas i ny flik).
5. Gör en överenskommelse om överlåtelse till slutarkivet
Hur sker överlåtelsen och på vilka villkor? Hur kan datasäkerhet och förtroende beaktas under arkiveringsprocessen?
Överlåtelse av arkivmaterialet till slutarkiv blir i regel aktuellt för föreningen eller samfundet ungefär 10 år efter att dokumentet skapats, eller genast då verksamheten upphör. Till slutarkivet förs endast sådant material som inte längre behövs i den regelbundna verksamheten, eftersom överlåtelsen innebär att materialet inte längre kan hämtas ut för eget bruk ens som lån. I och med överlåtelsen överförs materialets ägande-, användnings- och förvaltningsrättigheter till Arbetararkivet.
Om en förening eller ett samfund överväger att överlåta sitt arkivmaterial till Arbetararkivet, och funderar på om det är lämpligt, går det bra att kontakta arkivet. Materialet som överlåts kan föras till arkivets lokaler i Helsingfors eller skickas per post. Större arkivmaterial kan i undantagsfall avhämtas av Arbetararkivet. Arbetararkivet tar avgiftsfritt emot material relaterat till sitt verksamhetsområde.
Det går att överlåta material i pappersform eller i digital form. I fråga om digitalt material bör man ändå minnas att endast sådant i arkiverbar form tas emot. I fråga om text innebär detta PDF/A-form. För bilder rekommenderas i skrivande stund JPEG, TIFF eler PNG, för ljud WAV, MP3 eller AAC och för video MPEG-4 AVC. För digitalt material ska huvudsakligen ett externt lagringsmedium, som ett USB-minne, användas. Pappersmaterial i sin tur kan sorteras i mappar eller andra tydliga helheter, och packas så att det inte skadas under transporten. Materialet som överlåts ska dessutom komplementeras med en beskrivning av innehållet, som sparas i anslutning till de digitala eller fysiska mapparna. Finns en arkivförteckning läggs den också till.
Vid arkivet sorteras först materialet, gallras vid behov och förbereds sedan för fysisk eller digital förvaring. Det organiserade materialet katalogiseras och beskrivs inför införandet i arkivets databas, och blir sedan tillgängligt för allmänheten. I arkivet kan man sedan huvudsakligen fritt bekanta sig med materialet så länge man följer ordningsreglerna, men begränsningar för användningen kan också förekomma om donatorn så önskat. Lagen kan också förutsätta begränsningar, eller så kan arkivet fatta beslut om sådana.
Instansen som överlåtit materialet kan, då det är befogat, begränsa användningen av materialet (eller delar av det) antingen tillfälligt eller permanent, så att tillstånd krävs för att komma åt det. Vid Arbetararkivet förvaras t.ex. Setas arkiv som föreningen önskat att ska vara tillgängligt endast för dem som har tillstånd från Arbetararkivets arkivchef. Dataskyddslagen kan dessutom begränsa tillgången till en del material. Ifall dokumenten innehåller t.ex. personbeteckningar, hälsouppgifter, uppgifter om medlemskap i fackförbund eller uppgifter om etnicitet eller sexualitet krävs det alltid forskningstillstånd för att komma åt dem om man inte har tillstånd från de berörda parterna själva. Beslut om forskningstillstånd fattas skilt för varje fall då det är befogat.
6. Kontakta arkivet!
Det går bra att med låg tröskel vända sig till Arbetararkivet med eventuella frågor om arkivering, sortering av arkivmaterial och överlåtelse. På arkivets nätsidor finns guider med information om arkivering.
Arbetararkivets kontaktuppgifter:
info@tyark.fi
040 455 6972
Sörnäs strandväg 25 A, 2. våningen, 00500 Helsingfors
www.tyark.fi