Suomessa sateenkaarihistorian aineistoja kerää keskitetysti asiakirjojen osalta Työväen Arkisto ja esineiden osalta Työväenmuseo Werstas. Arkistoon tallennettaviksi asiakirjoiksi luetaan kaikki sellainen paperinen ja digitaalinen aineisto, joka on teknisin apuvälinein luettavissa, kuunneltavissa tai muuten ymmärrettävissä: esimerkiksi pöytäkirjat, kirjeet, päiväkirjat ja muistelmat, mutta yhtä lailla myös valokuvat, äänitteet ja videot. Museoon kuuluvia esineitä puolestaan ovat esimerkiksi vaatteet, asusteet, rintamerkit ja banderollit, sekä esineisiin liittyvä kontekstitieto, kuten valokuvat esineiden käytöstä.
Työväen Arkiston lhbtqi+-kokoelmat sisältävät seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjä edustavien ja tukevien järjestöjen, yksityishenkilöiden ja tutkimushankkeiden arkistoja sekä muistitietoaineistoja. Arkiston yhteydessä toimiva Työväen muistitietotoimikunta järjestää sateenkaariteemaisia haastattelu- ja muistelmakeruita.
Tämä teksti käsittelee sateenkaarevien henkilöarkistoaineistojen tallentamista Työväen Arkiston kokoelmiin. Yhteisöarkistojen tallennusohjeet löytyvät puolestaan täältä.
Museoaineistojen osalta saat tarkempia ohjeita Työväenmuseo Werstaalta: info@tyovaenmuseo.fi. Lue myös Werstaan kirjoitus verkkolehdessä: Työväenmuseo Werstas: Museolahjoituksella osaksi historiaa!
Teksti: Minna Sannikka, tutkija, Työväen Arkisto
Päivitetty: 14.10.2022
1. Tunnista
Mitkä aineistot ovat tallentamisen arvoisia? Minkälaisessa muodossa aineistot ovat? Onko aineisto omaasi vai läheisesi aineistoa? Onko kyseessä läheisesi kuolinpesä?
Mikäli henkilökohtaisessa kotiarkistossasi, läheisesi hallussa tai tämän kuolinpesässä on sateenkaarielämästä kertovaa aineistoa, huolehdithan siitä, ettei aineistoa hävitetä. Henkilökohtainen arkisto voi kertoa yksittäisen henkilön kokemusmaailmasta, siihen voi kuulua harvinaisiksi käyneitä yhdistystoiminnasta kertovia asiakirjoja tai aineistoa, joka liittyy merkittäviin yhteiskunnallisiin tapahtumiin. Kaikki tämä voi olla historiantutkimukselle ainutkertaisen arvokasta tietoa. Aineistojen tallentaminen arkistoon edistää sukupuolen ja seksuaalisuuden moninaisuuden historian näkyvyyttä osana yhteistä kulttuuriperintöämme.
Työväen Arkistoon tallennettava henkilöarkisto koostuu tyypillisesti henkilön työelämään, luottamustoimiin, harrastuksiin sekä yksityiselämään oleellisesti liittyvästä paperisesta ja sähköisestä aineistosta. Aineisto voidaan jaotella esim. seuraavasti:
- Henkilöä koskeva aineisto: mm. todistukset, kirjoitukset, lehtileikkeet
- Kirjeenvaihto: paperiset kirjeet, oleelliset sähköpostit ja muut mahdolliset viestit
- Henkilön itsensä tuottamat kirjoitukset: päiväkirjat, muistelmat, blogitekstit, kotisivut, käsikirjoitukset, artikkelit, esitelmät, puheet, runot, kalenterit, muistikirjat
- Henkilöön liittyvät valokuvat, videot ja äänitteet
Sen sijaan esimerkiksi kuitit, tiliotteet, verokortit, saapuneet mainokset ja tiedotteet eivät kuulu henkilöarkistoon. Vain harkinnanvaraisesti arkistoidaan esimerkiksi syntymäpäivä- ja joulukortit, henkilön keräämät lehtileikkeet omista kiinnostuksen kohteista sekä muu mahdollinen aineisto, joka ei ole henkilön itsensä tuottamaa. Henkilön kirjoittamat kirjat arkistoidaan vain, jos ne ovat muualta hankalasti saatavilla, omakustanteita tai pienpainatteita. Muita kirjoja voi tarjota esimerkiksi Työväenliikkeen kirjastolle.
Tutustu Työväen Arkiston henkilöarkisto-oppaaseen arkiston internet-sivuilla:https://www.tyark.fi/palvelut/luovuttajille/
Omaa ja läheisen elämäntarinaa ja toimintaa kannattaa tallentaa myös kirjoittamalla muistoja ylös tai sanelemalla niitä nauhalle, tai haastattelemalla läheistä. Työväen Arkisto vastaanottaa kokoelmiinsa muistelma-aineistoa, kuten omaelämäkerrallisia kirjoituksia, haastatteluäänitteitä ja -litteraatteja. Muistitiedon keruusta voit lukea verkkolehden tekstistä Tallenna itse koettua ja elettyä historiaa tai Työväen arkiston muistitieto-ohjeista (aukeaa uuteen välilehteen). Yksityiskohtaisempia ohjeita haastattelun tekoon annetaan teoksessa Heimo, Anne & Juvonen, Tuula & Kurvinen, Heidi (2021): Opas muistitietohaastattelun tekemiseen. Työväen historian ja perinteen tutkimuksen seura. Oppaan voi lukea PDF-muodossa verkossa: Opas muistitietohaastattelun tekemiseen.
2. Hahmottele ja valikoi
Miksi aineisto on tallennettu? Miten arvioida henkilöarkistoissa olevien aineistojen merkittävyyttä historian tallentamisen näkökulmasta? Miten järjestää ja esiseuloa aineistoja?
Ennen kuin yksityishenkilön kartuttama arkisto siirretään hänen kodistaan osaksi julkisen arkiston kokoelmia, on pohdittava tarkkaan, mikä osa kotiarkistosta kannattaa säästää jälkipolville.
Arkiston luoja ja omistaja tuntee parhaiten arkistonsa sisällön. Omaa arkistoa kannattaa käydä säännöllisin väliajoin läpi ja samalla järjestää mahdollisuuksien mukaan. Aineistoa voi määrästä riippuen ryhmitellä esimerkiksi aineiston synnyttäneen toiminnan mukaan (esim. harrastukset, työ, yhdistystoiminta), tai aineiston ulkoisen muodon mukaan (esim. omat kirjoitukset, kirjeenvaihto, lehtileikkeet), tai yhdistelemällä näitä periaatteita. Aineiston säilytysarvoa voi puntaroida siitä näkökulmasta, mitä se kertoo yhtäältä arkiston luojasta itsestään ja toisaalta hänen sateenkaarevasta elämästään
Aineistosta kannattaa seuloa eli hävittää itselle tarpeettomaksi käynyt ja ei-pysyvästi säilytettävä aineisto, kuten vanhat tiliotteet, mainokset ja joukkokirjeet. Samalla voi hävittää turhaa toistoa, kuten keskenään lähes identtiset valokuvat ja asiakirjojen kaksoiskappaleet.
Erityisesti oman sähköisen arkiston järjestyksen ylläpitoon kannattaa uhrata aikaa, ja siivota turhia tiedostoja säännöllisesti. Tärkeistä tiedostoista kannattaa ottaa varmuuskopio tai tulostaa tärkeimmät asiakirjat. Sähköiselle aineistolle kannattaa luoda heti selkeä, johdonmukainen ryhmittely ja nimetä kansiot ja yksittäiset tiedostot yhdenmukaisesti ja informatiivisesti. Aineisto kannattaa muuntaa arkistokelpoisiin tiedostomuotoihin: teksti PDF/A-muotoon, kuvat JPEG-, TIFF- tai PNG-muotoon, ääni WAV-, MP3- tai AAC-muotoon ja videot MPEG-4 AVC -muotoon.
Pysyvästi säilytettäksi tarkoitettu sähköpostiviestikirjeenvaihto on kätevintä siirtää omaan kansioonsa sähköpostilaatikossa ja ottaa sitten säännöllisesti talteen sähköpostiohjelmasta esimerkiksi PDF-tiedostoiksi tallentamalla tai tulostamalla.
Omien kotisivujen ja sosiaalisen median tilien sisältöjä voi taltioida valikoiden, jos niistä löytyy arvokkaaksi koettua ja arkiston omistajan elämää kuvaavaa oleellista sisältöä. Tallentamisen työkalut löytyvät yleensä selaimen tai sovelluksen valikosta, ja tallentamiseen on myös olemassa erillisiä ohjelmia. Tiedostot kannattaa muuntaa lopuksi PDF-muotoon.
Epäjärjestykseen joutuneen arkiston – esimerkiksi läheisen kuolinpesän – läpikäyntiä aloittaessa kannattaa ensin luoda yleiskatsaus aineistoon ja koota se yhteen paikkaan. Jos arkistossa tai sen osissa onkin havaittavissa looginen järjestys ja valmiita kokonaisuuksia, ne tulisi säilyttää. Valokuvat, videot, äänitteet, kirjat ja esineet erotetaan omiksi kokonaisuuksikseen. Ryhmittelyä toimintojen tai ulkoisen muodon mukaan voi soveltaa myös jälkikäteisessä järjestämisessä.
Paperisen aineiston säilymistä edistää, kun niistä poistaa poistaa klemmarit, teipit, muovitaskut ja kuminauhat. Niitit sen sijaan voi jättää. Aineisto kannattaa sijoittaa heti kansioon tai muuhun säilytysvälineeseen aineiston suojaamiseksi lialta, kosteudelta ja valolta. Huonokuntoisen tai kulutusta huonosti sietävän aineiston voi suojata sijoittamalla sen vaippalehden (esim. kahtia taitettu A3-paperi) väliin. Suuret julisteet kannattaa rullata. Analogiset ääni- ja videotallenteet, kuten magnetofoninauhat, C-, mini- ja VHS-kasetit sekä kaitafilmit, säilytetään kukin omassa kotelossaan. Ainakin tärkeimmät niistä kannattaa siirtää sähköiseen muotoon (esim. WAV, MP3, AAC, MPEG-4 AVC) joko itse tai ulkopuolisella palveluntarjoajalla. Kaikki säilytysvälineet kannattaa nimetä selkeästi.
Etenkin valokuvien kohdalla on pidettävä mielessä kohtuus säilytettävän aineiston määrässä: valikoitu otos riittää. Pysyvästi säilytettäväksi kannattaa valita sellaisia kuvia, joissa on mielenkiintoista ja kertovaa sisältöä, jotka ovat hyväkuntoisia, ja joihin voidaan lisätä kattavasti taustatietoja. Kuvauspaikka ja -aika, kuvissa esiintyvät henkilöt sekä kuvaaja- ja tekijänoikeustiedot kannattaakin merkitä heti kuvatiedoston oheen tai pehmeällä lyijykynällä kuvan taakse tai säilytyspussiin. Digikuvien mukaan on hyvä liittää luettelo kuvien sisällöstä tiedostona. Paperisten valokuvien käsittelyssä ja säilyttämisessä on vältettävä kuvia vahingoittavia materiaaleja, kuten kuulakärkikyniä ja teippiä.
3. Sovi luovutuksesta arkiston kanssa
Miten luovutus tapahtuu ja millä ehdoilla? Miten otetaan huomioon tietoturvallisuus ja ihmisten luottamus arkistointiprosessiin?
Jos mietit oman tai omaisesi kuolinpesän arkistoaineiston luovuttamista tai sen sopivuutta Työväen Arkistoon, kannattaa ottaa arkistoon yhteyttä. Arkiston tutkijat neuvovat sinua kaikissa mieltäsi askarruttavissa kysymyksissä ja käyvät aineiston sisällön sekä mahdollisen luovutuksen yksityiskohdat kanssasi läpi. Muistathan sopia luovutuksesta myös kaikkien kuolinpesän osakkaiden kanssa.
Luovutettavasta aineistosta tehdään arkistossa sopimus, johon kirjataan tiedot luovutuksen sisällöstä sekä muut mahdolliset luovutukseen liittyvät yksityiskohdat ja ehdot.
Luovutuksen myötä aineiston omistus-, käyttö- ja hallintaoikeus siirtyy Työväen Arkistolle. Luovutuksen jälkeen aineisto ei ole enää omaan käyttöön lainaksi tai pysyvästi pois haettavissa. Työväen Arkisto vastaanottaa toimialaansa kuuluvia henkilöarkistoja ilmaiseksi.
Luovutettavan aineiston voi tuoda itse arkiston toimipisteeseen Helsinkiin tai postittaa perille tuotuna. Poikkeustapauksissa Työväen Arkisto voi myös noutaa suurempia aineistokokonaisuuksia. Kaikkea henkilökohtaista aineistoa ei tarvitse luovuttaa kerralla, vaan aineistoa voi (usein jopa kannattaa) luovuttaa myös pienemmissä erissä vähitellen omana elinaikanaan. Tässä on etunsa: arkistonmuodostaja itse tietää parhaiten, mistä aineistoissa on kyse, ja siten kykenee antamaan niistä arkistolle riittävästi tarpeellista taustatietoa.
Aineiston voi luovuttaa sekä paperisena että sähköisenä. Sähköisen aineiston kohdalla on kuitenkin huomioitava, että arkisto vastaanottaa aineistoa vain arkistokelpoisissa tiedostomuodoissa. Tekstiaineiston kohdalla tämä tarkoittaa PDF/A-muotoa. Kuville suositeltavia muotoja kirjoitushetkellä puolestaan ovat JPEG, TIFF tai PNG, äänelle WAV, MP3 tai AAC ja videolle MPEG-4 AVC. Sähköinen aineisto tulee pääsääntöisesti luovuttaa ulkoisella tallennusvälineellä, esimerkiksi muistitikulla.
Paperiaineistot puolestaan tulee kansioida tai muuten niputtaa selkeiksi kokonaisuuksiksi ja pakata sitten niin, ettei aineisto pääse vahingoittumaan kuljetuksessa. Luovutettava aineisto on lisäksi varustettava tarpeellisin sisältöä kuvaavin tiedoin, jotka merkitään analogisten ja sähköisten kansioiden tai tiedostojen yhteyteen. Mahdollinen arkistoluettelo kannattaa liittää luovutettavan aineiston mukaan.
Arkistossa asiakirjat järjestetään ja siirretään sitten arkistokelpoisiin säilytysyksiköihin tai sähköiseen tietokantaan. Asiakirjat, joita ei säilytetä pysyvästi, seulotaan viimeistään tässä vaiheessa pois. Luovuttajan kanssa voidaan tarvittaessa sopia, että mahdollinen arkistolla pois seulottava aineisto palautetaan takaisin luovuttajan haltuun. Järjestetty aineisto luetteloidaan ja kuvaillaan arkiston tietokantaan ja saatetaan sitten yleisön käyttöön. Arkistossa yleisö voi tutkia aineistoja lähtökohtaisesti vapaasti arkiston käyttösääntöjä noudattaen, mutta aineistoihin saattaa sisältyä myös luovuttajan kanssa sovittuja, lain edellyttämiä tai arkiston itsensä määrittelemiä käyttörajoituksia. Luovuttaja voi perustellusta syystä rajata luovuttamansa aineiston (tai osan siitä) tutkimisen luvanvaraiseksi joko pysyvästi tai määräajaksi. On kuitenkin syytä muistaa, että lähtökohtaisesti arkisto tallentaa aineistoja, jotta ne olisivat tutkijoiden ja muiden aiheesta kiinnostuneiden käytettävissä.
4. Osallistu luettelointiin
Aineistojen arkistoinnissa olennaista on, että ne löytyvät kaukaisessakin tulevaisuudessa mahdollisimman hyvin. Erilaiset kontekstitiedot ovat tässä olennaisia, ja niitä tarvitaan luetteloinnissa apuna.
Arkiston myöhempää käsittelyä päätearkistossa auttaa, jos arkistosta on ennalta laadittu edes suurpiirteinen luettelo. Luetteloon merkitään tiedot aineistokokonaisuuksista esimerkiksi aiheen mukaan tai kansioittain. Halutessaan luetteloinnissa ja kuvailussa voi käyttää apuna asiasanoja. Sen sijaan, että asiasanoja keksittäisiin omasta päästä, kannattaa mielummin käyttää muistiorganisaatioiden yhdessä sopimia asiasanoja. Niitä löytyy täältä: https://finto.fi/yso/fi/. Arkistoluettelon yhteyteen kannattaa lisätä myös kuvailevaa tietoa henkilöstä ja tämän toiminnasta, aineiston järjestämisperiaatteista ja siihen mahdollisesti liittyvistä käyttörajoituksista.
Digitaalisten kuvien, äänitteiden ja videoiden kohdalla voi olla hyödyllistä ylläpitää erillisiä luetteloita, joihin kirjataan tiedot yksittäisistä tallenteista. Tietoihin kannattaa merkitä mm. kunkin tallenteen ajankohta ja aihe, niissä esiintyvät henkilöt ja tekijänoikeustiedot. Yksittäiset tiedostot voi vaikkapa numeroida, jolloin niihin viittaaminen luettelossa on helpompaa. Luettelot voi sitten tallentaa vaikkapa samoihin tiedostokansioihin tallenteiden kanssa. Tällaista luetteloa kannattaa päivittää aina kun uutta aineistoa kertyy.
Henkilöarkiston luoja määrittelee itse, miten haluaa (jos haluaa) seksuaalisen suuntautumisensa tai sukupuolensa tuotavan esiin päätearkistossa aineiston kuvailutiedoissa, ja mitä termejä tai määritelmiä haluaa itsestään käytettävän ja aineistoonsa liitettävän. Asia kannattaakin tarvittaessa tuoda esiin esimerkiksi aineistosta laaditussa luettelossa tai luovutuksesta arkiston kanssa sopiessa.
5. Ole yhteydessä arkistoon!
Työväen Arkistoon voit olla matalalla kynnyksellä yhteydessä kaikissa arkistointiin, arkiston järjestämiseen ja luovutukseen liittyvissä kysymyksissä. Arkiston internet-sivuilta voit ladata oppaita, joista saat tietoa arkistoinnista.
Työväen Arkiston yhteystiedot:
info@tyark.fi
040 455 6972
Sörnäisten rantatie 25 A, 2. kerros, 00500 Helsinki
www.tyark.fi