I Finland samlas material om queerhistoria centraliserat av två instanser: Arbetararkivet ansvarar för dokument och Arbetarmuseet Werstas ansvarar för föremål. Dokument som kan bevaras i arkivet är allt digitalt och tryckt material som kan läsas, lyssnas på eller förstås med tekniska hjälpmedel: t.ex. protokoll, brev, dagböcker och memoarer, men även fotografier, ljudinspelningar och videor. Föremål som kan bevaras på museet är i sin tur t.ex. kläder, accessoarer, märken och banderoller samt information om föremålens kontext, som till exempel fotografier av dem i användning.
Arbetararkivets hbtqi+-samlingar innefattar arkiv och historiker från organisationer, privatpersoner och forskningsinstanser med queer anknytning. Kommittén för Arbetartradition som är en del av Arbetararkivet ordnar intervjuer och insamlingar av minnen med queertema.
Den här texten behandlar personarkiv som sparas i Arbetararkivet. Dokumentationsanvisningar för samfund hittar du här.
I fråga om museimaterial får du noggrannare anvisningar av Arbetarmuseet Werstas: info@tyovaenmuseo.fi. Läs mer i Werstas nättidskrift (på finska): Työväenmuseo Werstas: Museolahjoituksella osaksi historiaa!
Text: Minna Sannikka, forskare, Arbetararkivet
Uppdaterad: 14.10.2022
1. Identifiera
Vilken typ av material borde dokumenteras? I vilken form finns materialet? Tillhör det dig eller en anhörig? Är det fråga om en anhörigs dödsbo?
Om det i ditt personliga arkiv, hos en närstående eller i dennas dödsbo finns material relaterat till ett queert liv ska du se till att materialet inte går förlorat. Personarkivet kan innehålla information om den enskilda individens erfarenheter liksom även sällsynta dokument och material med anknytning till föreningsliv, där det framkommer information om samhälleligt betydelsefulla händelser. Allt detta kan ha stort värde för historikerna. Då materialet bevaras får den queera historien större synlighet som en del av vårt kulturarv.
Personarkiv som sparas i Arbetararkivet innefattar i regel tryckt och digitalt material relaterat till personens arbetsliv, fritidsintressen och privatliv. Materialet kan t.ex. delas in i följande kategorier:
- Material om personen: bl.a. intyg, skrifter och urklipp
- Brevväxling: traditionella brev, relevanta e-postmeddelanden och andra typer av meddelanden
- Skriftligt material personen själv producerat: dagböcker, memoarer, bloggtexter, hemsidor, manuskript, artiklar, presentationer, tal, dikter, kalendrar, anteckningsböcker
- Fotografier, videor och ljudinspelningar relaterade till personen
Till personarkivet hör däremot inte t.ex. kvitton, kontoutdrag, inkommen reklam eller meddelanden. Bara i vissa fall kan det vara av intresse att arkivera födelsedags- och julkort, urklipp personen samlat om sina intressen samt annat som inte är producerat av personen själv. Böcker personen skrivit arkiveras bara om de annars är svårtillgängliga, självpublicerade eller småtryck.
Bekanta dig med Arbetararkivets guide för personarkiv (på finska):https://www.tyark.fi/palvelut/luovuttajille/
Du kan också dokumentera din egen eller en närståendes livshistoria och verksamhet genom att skriva, spela in eller intervjua. Arbetararkivet tar emot dokumenterade hågkomster i form av t.ex. memoarer samt inspelade och/eller transkriberade intervjuer. Du kan läsa mer om insamling av minnen i nättidskriftens artikel Dokumentera självupplevd queerhistoria och på finska i Arbetararkivets guide (öppnas i ny flik). Mer detaljerade instruktioner för intervjuer (på finska) finns i följande verk: Heimo, Anne & Juvonen, Tuula & Kurvinen, Heidi (2021): Opas muistitietohaastattelun tekemiseen. Työväen historian ja perinteen tutkimuksen seura. Guiden finns i PDF-format här: Opas muistitietohaastattelun tekemiseen.
2. Skapa en helhetsbild och välj ut
Varför har materialet sparats? Hur kan man avgöra vilken betydelse personarkivets innehåll har för bevarandet av historien? Hur organiserar och grovsållar man materialet?
Innan ett personligt arkiv flyttas från hemmet till en offentlig samling måste man avgöra vilka delar av det som är värda att bevaras.
Den som skapat och äger samlingen vet själv bäst vad som ingår. Det lönar sig att regelbundet gå igenom sitt arkiv och i mån av möjlighet organisera det. Beroende på arkivets omfattning kan det ordnas upp till exempel enligt verksamhet (fritidsintressen, arbete, föreningsverksamhet) eller form (egna skrifter, brevväxling, urklipp). Man kan också kombinera dessa. Man kan fundera kring vad som är värt att bevara utgående från vad materialet berättar om å ena sidan arkivets ägare som person och å andra sidan hens queera liv.
Det lönar sig att sålla i arkivet och göra sig av med sådant man själv inte behöver eller som inte är värt att spara, som gamla kontoutdrag, reklamutskick och massutskick. Samtidigt kan man undvika redundans så att man avlägsnar sinsemellan nästan identiska fotografier och dubbletter av dokument.
Det lönar sig särskilt att använda tid för att ordna sitt eget elektroniska arkiv, och radera onödiga filer regelbundet. Man kan säkerhetskopiera de viktigaste filerna eller skriva ut de viktigaste dokumenten. Det är bra att genast från början hitta ett tydligt och konsekvent sätt att ordna sina mappar, och se till att mappar och filer är har informativa och tydliga namn. Materialet kan gärna sparas i format som kan användas vid arkivering: text i PDF/A-format, bilder i JPEG-, TIFF- eller PNG-format, ljud i WAV-, MP3- eller AAC-format och videor i MPEG-4 AVC-format.
Elektronisk brevväxling som ska sparas permanent kan flyttas till en egen mapp i inkorgen, därifrån det går lätt att exportera materialet till PDF-format eller skriva ut det.
Innehåll från egna nätsidor och sociala medier kan bevaras med viss urskillning, ifall man anser att det där finns relevant och värdefullt material om arkivets ägare och hens liv. Webbläsaren eller applikationen har ofta verktyg för att spara innehåll och det finns även särskilda program för detta. Det lönar sig att slutligen exportera allt till PDF-format.
Då man börjar gå igenom ett oordnat arkiv, t.ex. i en anhörigs dödsbo, kan man gärna först försöka skapa en helhetsbild och samla allt på en plats. Om man kan urskilja en logisk ordning och färdiga helheter i arkivet eller dess delar ska den bevaras. Fotografier, videor, ljudinspelningar, böcker och föremål förs över till egna kategorier. Sortering enligt verksamheter eller form kan göras även då materialet gås igenom i efterhand.
Tryckt material går lättare att bevara om man avlägsnar gem, tejp, plastfickor och gummiband. Stansning behöver inte avlägsnas. Materialet kan genast flyttas till mappar eller motsvarande för att skydda det mot smuts, fukt och ljus. Material i dåligt skick eller känsligt material kan t.ex. skyddas med ett vikt A3-papper. Stora affischer kan rullas ihop. Analoga ljud- och videoinspelningar som magnetofonband, C-, mini- och VHS-kassetter samt smalfilm läggs i egna fodral. Åtminstone de viktigaste kan digitaliseras (t.ex. som WAV, MP3, AAC, MPEG-4 AVC), antingen självständigt eller med hjälp av en tjänsteleverantör. Alla typer av fodral och behållare ska namnges tydligt.
Särskilt i fråga om fotografier är det bäst att hålla mängden måttlig: ett urval räcker. För permanent arkivering väljs bilder som är intressanta och berättar en historia, som är i bra skick och som det finns tillräckligt med bakgrundsinformation om. Tidpunkt och plats, personer som fotats och fotografens namn liksom information om upphovsrätt kan gärna omedelbart läggas till i bildfilen eller markeras med mjuk blyertspenna på bildens baksida eller förvaringskuvertet. I fråga om digitala bilder kan man gärna bifoga ett dokument med information om bildinnehållet. Är bilderna i pappersformat måste man undvika material som kan skada dem, som kulspetspenna och tejp.
3. Gör en överenskommelse med arkivet om överlåtelse
Hur sker överlåtelsen och på vilka villkor? Hur kan datasäkerhet och förtroende beaktas under arkiveringsprocessen?
Om du överväger att överlåta eget eller ett dödsbos arkivmaterial till Arbetararkivet, och funderar på om det är lämpligt, går det bra att kontakta arkivet. Forskarna vid arkivet besvarar dina frågor och ni går tillsammans igenom materialets innehåll och detaljerna kring den eventuella överlåtelsen. Kom ihåg att göra en överenskommelse om överlåtelsen med samtliga delägare i dödsboet.
Ett överlåtelseavtal för materialet görs upp vid arkivet, och i det nedtecknas information om materialets innehåll samt eventuella andra detaljer och villkor gällande överlåtelsen.
I och med överlåtelsen överförs materialets ägande-, användnings- och förvaltningsrättigheter till Arbetararkivet. Efter överlåtelsen går det inte att tillfälligt eller permanent hämta ut materialet för egen användning. Arbetararkivet tar avgiftsfritt emot material relaterat till sitt verksamhetsområde.
Materialet som överlåts kan föras till arkivets lokaler i Helsingfors eller skickas per post. Större arkivmaterial kan i undantagsfall avhämtas av Arbetararkivet. Man behöver inte överlåta allt material samtidigt, utan det är möjligt (och kan ofta även löna sig) att efterhand under sin livstid donera mindre mängder material. Fördelen är då att arkivets upprätthållare själv vet bäst vad som ingår i materialet och kan bidra med tillräcklig bakgrundsinformation.
Det går att överlåta material i pappersform eller i digital form. I fråga om digitalt material bör man ändå minnas att endast sådant i arkiverbar form tas emot. I fråga om text innebär detta PDF/A-form. För bilder rekommenderas i skrivande stund JPEG, TIFF eler PNG, för ljud WAV, MP3 eller AAC och för video MPEG-4 AVC. För digitalt material ska huvudsakligen ett externt lagringsmedium, som ett USB-minne, användas.
Pappersmaterial i sin tur kan sorteras i mappar eller andra tydliga helheter, och packas så att det inte skadas under transporten. Materialet som överlåts ska dessutom komplementeras med en beskrivning av innehållet, som sparas i anslutning till de digitala eller fysiska mapparna. Finns en arkivförteckning läggs den också till.
Vid arkivet sorteras först materialet och förbereds sedan för fysisk eller digital förvaring. Senast i detta skede gallras material som inte ska förvaras permanent ut. Det material som faller bort kan enligt överenskommelse ges tillbaka till personen som donerat det. Det organiserade materialet katalogiseras och beskrivs inför införandet i arkivets databas, och blir sedan tillgängligt för allmänheten. I arkivet kan man sedan huvudsakligen fritt bekanta sig med materialet så länge man följer ordningsreglerna, men begränsningar för användningen kan också förekomma om donatorn så önskat. Lagen kan också förutsätta begränsningar, eller så kan arkivet fatta beslut om sådana. Personen som överlåtit materialet kan, då det är befogat, begränsa användningen av materialet (eller delar av det) antingen tillfälligt eller permanent, så att tillstånd krävs för att komma åt det. Man bör ändå minnas att arkivet huvudsakligen samlar material som ska kunna användas av forskare och andra intresserade.
4. Delta i katalogiseringen
Vid arkivering av material är det centralt att det ska gå att hitta så enkelt som möjligt även i en avlägsen framtid. Olika typer av information om kontexten blir då viktiga, och de behövs vid katalogiseringen.
Behandlingen av materialet i slutarkivet underlättas om det redan från tidigare finns ens en preliminär katalog. I katalogen införs uppgifter om materialhelheten t.ex. enligt ämne eller mapp. Vid katalogiseringen kan ämnesord användas som stöd. Istället för att själv hitta på lämpliga ämnesord kan man använda sådana som minnesinstitutionerna kommit överens om. De svenska orden finns här: https://finto.fi/yso/sv/ Till arkivkatalogen kan gärna även fogas mer berättande information om personen och hens verksamhet, information om hur materialet ordnats samt eventuella begränsningar för användningen.
I fråga om digitala bilder, ljudinspelningar och videor är det befogat att inkludera en katalog med information om de enskilda filerna. I katalogen ingår då information om tidpunkt och ämne, personer samt upphovsrätt. Enskilda filer kan t.ex. numreras så det blir lätt att hänvisa till dem i katalogen. Katalogerna kan sedan sparas i samma digitala mappar som filerna. De uppdateras sedan alltid då nytt material tillförs.
Den som skapat ett personarkiv bestämmer alltid själv hur (och om) hen vill att hens sexualitet och kön ska föras fram i slutarkivets beskrivningar av materialet, liksom vilka termer och definitioner hen vill att ska användas och inkluderas i materialet. Denna information kan vid behov föras fram till exempel i katalogen som upprättats eller då avtal om överlåtelse görs upp vid arkivet.
5. Kontakta arkivet!
Det går bra att med låg tröskel vända sig till Arbetararkivet med eventuella frågor om arkivering, sortering av arkivmaterial och överlåtelse. På arkivets nätsidor finns guider med information om arkivering.
Arbetararkivets kontaktuppgifter:
info@tyark.fi
040 455 6972
Sörnäs strandväg 25 A, 2. våningen, 00500 Helsingfors
www.tyark.fi