Etusivu / Kokoelmat / Tallennusohjeet yhteisöille: Näin tallennat toimintasi historiaa

Tallennusohjeet yhteisöille: Näin tallennat toimintasi historiaa

Sateenkaaritoimijoiden, kuten yhdistysten, yhteisöjen ja verkostojen historian tallentaminen arkistoon on tärkeää, jotta sateenkaarihistoriasta tallentuu aineistoja tulevaa tutkimusta varten.

Suomessa sateenkaarihistorian aineistoja kerää keskitetysti asiakirjojen osalta Työväen Arkisto ja esineiden osalta Työväenmuseo Werstas. Arkistoon tallennettaviksi asiakirjoiksi luetaan kaikki sellainen paperinen ja digitaalinen aineisto, joka on teknisin apuvälinein luettavissa, kuunneltavissa tai muuten ymmärrettävissä: esimerkiksi pöytäkirjat, kirjeet, päiväkirjat ja muistelmat, mutta yhtä lailla myös valokuvat, äänitteet ja videot. Museoon kuuluvia esineitä puolestaan ovat esimerkiksi vaatteet, asusteet, rintamerkit ja banderollit, sekä esineisiin liittyvä kontekstitieto, kuten valokuvat esineiden käytöstä.

Työväen Arkiston lhbtqi+-kokoelmat sisältävät seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjä edustavien ja tukevien järjestöjen, yksityishenkilöiden ja tutkimushankkeiden arkistoja sekä muistitietoaineistoja. Arkiston yhteydessä toimiva Työväen muistitietotoimikunta järjestää sateenkaariteemaisia haastattelu- ja muistelmakeruita.

Tämä teksti käsittelee sateenkaarevien yhdistysten, yhteisöjen ja verkostojen arkistoaineistojen tallentamista Työväen Arkiston kokoelmiin. Henkilöarkistojen tallennusohjeet löytyvät puolestaan täältä: Tallennusohjeet henkilöarkistoille: Henkilökohtaisen aineiston tallentaminen arkistoon.

Museoaineistojen osalta voit tiedustella tarkempia ohjeita Työväenmuseo Werstaalta: info@tyovaenmuseo.fi. Lue myös Werstaan kirjoitus verkkolehdessä: Työväenmuseo Werstas: Museolahjoituksella osaksi historiaa!

Teksti: Minna Sannikka, tutkija, Työväen Arkisto
Päivitetty: 14.10.2022

1. Tunnista

Mitkä aineistot ovat tallentamisen arvoisia? Minkälaisessa muodossa aineistot voivat olla?

Asiakirjojen säilytysaika määräytyy lakien (mm. kirjanpitolaki), yhdistyksen tai muun toimijan omien tarpeiden ja historiantutkimuksen tarpeiden perusteella. Yleisenä ohjenuorana on, että kaikki yhteisön tai yhdistyksen itse tuottama ja sen toiminnasta olennaisen kertova asiakirja-aineisto on pysyvän säilyttämisen arvoista. Tällaiseksi aineistoksi luetaan esimerkiksi pöytäkirjat, kirjeenvaihto (ts. oleelliset sähköpostit), toimintakertomukset ja -suunnitelmat, jäsenluettelot, tilikirjat, historiikit, tapahtuma-aineistot, omat lehdet, valokuvat, videot ja äänitteet. Säilytettävät asiakirjat voivat olla sähköisessä tai paperisessa muodossa.

Vain määräajan säilytettäviä asiakirjoja sen sijaan ovat esimerkiksi tositteet, jotka voi seuloa eli hävittää 6 vuoden päästä tilintarkastuksesta. Seuloa voi myös rutiininomaiset, esimerkiksi kokousaikojen sopimista koskevat sähköpostiviestit, saapuneet ilmoitukset ja mainokset sekä ylimääräiset luonnosversiot itse tuotetuista aineistoista, kun niitä ei enää tarvita omassa työssä tai toiminnassa. Mikäli pois seulottavissa asiakirjoissa on henkilötietoja, ne on hävitettävä tietoturvallisesti.

Työväen Arkiston internet-sivuilta voit ladata arkisto-oppaan, johon on listattu, mitkä ovat pysyvästi säilytettäviä aineistoja ja mitkä voidaan hävittää määräajan jälkeen: Lataa Työväen Arkiston arkisto-opas täältä (aukeaa uudessa välilehdessä). 

Omaa toimintaa kannattaa tallentaa myös yhteisössä tai yhdistyksessä toimivia henkilöitä haastattelemalla tai vaikkapa muisteluiltoja järjestämällä. Kirjoitetut ja puhutut muistot ovat arvokas lisä muusta arkistoaineistosta välittyvään tietoon. Työväen Arkisto vastaanottaa kokoelmiinsa muistelma-aineistoa, kuten omaelämäkerrallisia kirjoituksia, haastatteluäänitteitä ja -litteraatteja.

2. Kerää ja valikoi

Mitä ottaa huomioon erilaisten aineistojen keruussa (aineistojen muotoon ja keruun haasteisiin liittyen) ja esiseulonnassa?

Digitaalista aineistoa, kuten valokuvia ja videoita, syntyy tänä päivänä paljon, mutta aineiston saaminen pysyvästi talteen jää usein puolitiehen. Yhdistyksen tai yhteisön toimintaan liittyvää dokumentaatiota kannattaakin muistaa säännöllisesti kerätä jäseniltä ja tapahtumien järjestäjiltä vaikkapa sähköpostilla tai yhteiseen jaettuun kansioon pilvipalvelussa. Kaikki aineisto tulisi muistaa päivätä.

Yhdistykselle kannattaa luoda ei-henkilökohtainen sähköpostitili, josta tärkeät viestit on löydettävissä vaikka vastuuhenkilö vaihtuisi. Pysyvästi säilytettävät sähköpostiviestit on kätevintä siirtää omaan kansioonsa sähköpostilaatikossa ja ottaa sitten säännöllisesti talteen sähköpostiohjelmasta esimerkiksi PDF-tiedostoiksi tallentamalla tai tulostamalla ja liittää yhdistyksen muuhun arkistoon.

Yhdistyksen tai yhteisön kotisivujen ja sosiaalisen median tilien sisältöjä voi taltioida valikoiden, jos niistä löytyy sellaista kiinnostavaa ja arvokkaaksi koettua sisältöä ja ajankuvaa, jota ei muista asiakirjoista löydy. Yhdistys määrittelee itse, mitä sisältöjä se pitää toimintansa kannalta tärkeänä ja haluaa ottaa tietyin väliajoin talteen. Tallentamisen työkalut löytyvät yleensä selaimen tai sovelluksen valikosta, ja tallentamiseen on myös olemassa erillisiä ohjelmia. Tiedostot kannattaa muuntaa lopuksi PDF-muotoon.

Paperisen aineiston kohdalla tiedon säilymistä edistää, kun asiakirjojen tuottamisessa ja säilyttämisessä käytetään arkistokelpoisia tarvikkeita. Papereista kannattaa poistaa klemmarit, teipit, muovitaskut ja kuminauhat, sillä ne kuluttavat paperia ja mustetta. Niitit sen sijaan voi jättää. Paperisten valokuvien käsittelyssä ja säilyttämisessä on vältettävä kuvia vahingoittavia materiaaleja, kuten kuulakärkikyniä ja teippiä.

Paperiaineisto kannattaa sijoittaa heti kansioon tai muuhun säilytysvälineeseen aineiston suojaamiseksi lialta, kosteudelta ja valolta. Huonokuntoisen tai kulutusta huonosti sietävän aineiston voi suojata sijoittamalla sen vaippalehden (esim. kahtia taitettu A3-paperi) väliin. Suuret julisteet kannattaa rullata. Analogiset ääni- ja videotallenteet, kuten magnetofoninauhat, C-, mini- ja VHS-kasetit sekä kaitafilmit, säilytetään kukin omassa kotelossaan. Ainakin tärkeimmät niistä kannattaa siirtää sähköiseen muotoon (esim. WAV, MP3, AAC, MPEG-4 AVC) joko itse tai ulkopuolisella palveluntarjoajalla.

Kertynyt aineisto kannattaa käydä säännöllisesti läpi ja seuloa joukosta pois ”ylimääräiset”. Etenkin valokuvien kohdalla on pidettävä mielessä kohtuus säilytettävän aineiston määrässä: valikoitu otos riittää. Säilytettäväksi kannattaa valita sellaisia kuvia, joissa on mielenkiintoista ja kertovaa sisältöä, jotka ovat hyväkuntoisia, ja joihin voidaan lisätä kattavasti taustatietoja. Kuvauspaikka ja -aika, kuvissa esiintyvät henkilöt sekä kuvaaja- ja tekijänoikeustiedot kannattaakin merkitä heti kuvatiedoston oheen (esim. erillisenä tekstitiedostona) tai pehmeällä lyijykynällä paperisen valokuvan taakse.

Muistitietoa, eli haastatteluita ja kirjoitettuja muistelmia yhdistyksen toiminnasta kerätessä on syytä varmistaa, että kertojat ovat tietoisia tallentamisesta ja heille sopii aineiston mahdollinen myöhempi luovuttaminen Työväen Arkistoon. Tämä kannattaa puhua myös haastatteluänitteen alkuun tai pyytää muistelijoita kirjaamaan suostumuksensa arkistointiin muistelman oheen. Työväen Arkisto tekee muistelma-aineistoa vastaanottaessaan luovutussopimuksen jokaisen kertojan (haastatteluiden kohdalla myös haastattelijan) kanssa erikseen. Luovutussopimus on ladattavissa arkiston internet-sivuilta, ja osapuolia kannattaakin pyytää täyttämään sopimus jo muistelutilanteen yhteydessä: lataa luovutussopimus täältä (aukeaa uuteen välilehteen). Täytetyn sopimuksen voi toimittaa aineistoluovutuksen yhteydessä arkistoon.

Haastatteluäänitteiden ja muistelmien yhteyteen kannattaa liittää myös päivämäärä, tiedot kertojasta (nimi, syntymäaika ja -paikka), haastattelijan nimi, sekä ainakin lyhyt kuvaus haastattelun sisällöstä.

Arkistoa kannattaa konsultoida etenkin laajempia muistitietokeruita suunnitellessa: arkisto auttaa mielellään keruun organisoinnissa ja teknisissä kysymyksissä. Muistitiedon keruusta voi lukea lisää myös Sateenkaarihistorian ystävien verkkolehden tekstistä Tallenna itse koettua ja elettyä sateenkaarihistoriaa. Yksityiskohtaisempia ohjeita haastattelujen tekoon annetaan teoksessa Heimo, Anne & Juvonen, Tuula & Kurvinen, Heidi (2021): Opas muistitietohaastattelun tekemiseen. Työväen historian ja perinteen tutkimuksen seura. Oppaan voi lukea PDF-muodossa verkossa: Opas muistitietohaastattelun tekemiseen (aukeaa uuteen välilehteen).

3. Muodosta rutiini

Tee arkistoinnista toistuva rutiini, jolla on selkeä vastuuhenkilö (yhdistyksessä yleensä sihteeri). Vinkkejä jatkuvan arkistoinnin prosessiin.

Aineiston keruulle ja arkistoinnille kannattaa sopia vastuuhenkilö tai -henkilöt, jotka ovat selvillä siitä, mitä kaikkia toimintoja yhteisöllä tai yhdistyksellä on ja millaisia asiakirjoja toiminnasta syntyy. Asiakirjoille valitaan selkeä säilytyspaikka, jonne vastuuhenkilöt tallentavat karttuvaa aineistoa rutiininomaisesti ja sovitusti ryhmiteltynä.

Kertyvän sähköisen aineiston voi tallentaa kovalevylle tai ulkoiselle tallennusvälineelle, tai mikäli yhdistyksen tai yhteisön asiakirjoja luo ja tarvitsee useampi henkilö, voi myös pilvipalvelu olla toimiva tapa hallinnoida tiedostoja. Huolimatta aineiston tallennuspaikasta on tiedostoista muistettava ottaa varmuuskopio säännöllisesti! Hyvänä vaihtoehtona on myös tulostaa tärkeimmät asiakirjat.

Niin sähköiselle kuin analogisellekin aineistolle kannattaa luoda heti selkeä, johdonmukainen ryhmittely ja nimetä säilytyskansiot ja yksittäiset tiedostot yhdenmukaisesti ja informatiivisesti. Näin tarvittavat asiakirjat ovat helposti löydettävissä eikä aineistoa toisaalta tarvitse myöhemmin järjestää uudelleen. Aineistot voi määrästä riippuen ryhmitellä joko toimintojen mukaisesti (esim. hallinto, talous, jäsenasiat), tai niiden ulkoisen muodon ja asiakirjatyypin mukaan (esim. pöytäkirjat, tilinpäätökset, kirjeenvaihto). Jos aineistoa karttuu hyvin vähän, voi myös kronologinen ryhmittely esim. vuoden mukaiseen kansioon toimia. Henkilö- tai muuta salassa pidettävää tietoa sisältävien asiakirjojen ja kansioiden yhteyteen on syytä merkitä tieto asiasta.

Pysyvästi säilytettävä aineisto on kätevintä muuntaa arkistokelpoisiin tiedostomuotoihin heti asiakirjojen valmistumisen jälkeen. Näin vältytään suurelta jälkikäteiseltä työltä, kun aineiston luovutus päätearkistoon tulee ajankohtaiseksi. Tekstiaineiston kohdalla tämä tarkoittaa PDF/A-muotoa. Kuville puolestaan suositeltavia ovat JPEG, TIFF tai PNG, äänelle WAV, MP3 tai AAC ja videolle MPEG-4 AVC.

Työväen Arkiston internet-sivuilta ladattavissa olevasta Yksityisten keskusarkistojen sähköisen arkistoinnin oppaasta (aukeaa uuteen välilehteen) voi lukea lisää digitaalisten aineistojen arkistoinnista.

Säännöllisesti tarvittavia sekä lyhyen määräajan säilytettäviä asiakirjoja on kätevintä säilyttää oman työtilan yhteydessä. Aineiston, johon ei enää tarvitse palata, voi sen sijaan sijoittaa turvalliseen varastotilaan tai kopioida ulkoiselle tallennusvälineelle tarpeellisin tiedoin varustettuna odottamaan luovutusta päätearkistoon.

Epäjärjestykseen joutuneen arkiston inventointia aloittaessa kannattaa ensin luoda yleiskatsaus aineistoon, koota se yhteen paikkaan ja tarvittaessa perehtyä yhdistyksen aiempaan toimintaan esim. toimintakertomusten avulla. Jos arkistossa tai sen osissa onkin havaittavissa looginen järjestys ja valmiita kokonaisuuksia, ne tulisi säilyttää. Valokuvat, videot, äänitteet, kirjat ja esineet erotetaan omiksi kokonaisuuksikseen. Luvun alussa esiteltyä toimintojen tai ulkoisen muodon mukaista ryhmittelyä kannattaa soveltaa myös jälkikäteisessä järjestämisessä.

4. Osallistu luettelointiin

Aineistojen arkistoinnissa olennaista on, että ne löytyvät kaukaisessakin tulevaisuudessa mahdollisimman hyvin. Erilaiset kontekstitiedot ovat tässä olennaisia, ja niitä tarvitaan luetteloinnin avuksi.

Kuten todettua, aineistojen tallennus- ja säilytysmuodosta riippumatta tiedon löytymisen kannalta tärkeää on, että asiakirjat ja asiakirjakokonaisuudet nimetään ja ryhmitellään selkeästi. Kun kansiot tai muut säilytysvälineet on hyvin nimetty, on niiden pohjalta helppo laatia myös luettelo aineistosta. Luettelo auttaa etenkin laajempien aineistokokonaisuuksien hallinnassa, ja on hyödyksi myös aineiston myöhemmässä käsittelyssä päätearkistossa.

Luettelo voi olla suurpiirteinen tai hyvinkin yksityiskohtainen. Luetteloon merkitään tiedot aineistokokonaisuuksista esimerkiksi aiheen mukaan (pöytäkirjat 2000-2020) tai kansioittain (pöytäkirjat 2000-2005, pöytäkirjat 2006-2010 jne.). Myös tieto henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää tietoa sisältävistä asiakirjoista tai kokonaisuuksista merkitään luetteloon. Arkistoluettelon yhteyteen kannattaa lisätä myös kuvailevaa tietoa yhdistyksen toiminnasta ja aineiston järjestämisperiaatteista.

Digitaalisten kuvien, äänitteiden ja videoiden kohdalla voi olla hyödyllistä ylläpitää erillisiä luetteloita, joihin kirjataan tiedot yksittäisistä tallenteista. Tietoihin kannattaa merkitä mm. kunkin tallenteen ajankohta ja aihe, niissä esiintyvät henkilöt ja tekijänoikeustiedot. Yksittäiset tiedostot voi vaikkapa numeroida, jolloin niihin viittaaminen luettelossa on helpompaa. Luettelot voi sitten tallentaa vaikkapa samoihin tiedostokansioihin tallenteiden kanssa. Tällaista luetteloa kannattaa päivittää aina kun uutta aineistoa kertyy.

Halutessaan luetteloinnissa ja kuvailussa voi käyttää apuna asiasanoja. Sen sijaan, että asiasanoja keksittäisiin omasta päästä, kannattaa mielummin käyttää muistiorganisaatioiden yhdessä sopimia asiasanoja. Niitä löytyy asiasanastopalvelu Finton sivuilta (aukeaa uuteen välilehteen).

5. Sovi luovutuksesta päätearkistoon

Miten luovutus tapahtuu ja millä ehdoilla? Miten otetaan huomioon tietoturvallisuus ja ihmisten luottamus arkistointiprosessiin?

Aineiston luovuttaminen päätearkistoon tulee yhdistykselle tai yhteisölle ajankohtaiseksi usein noin 10 vuoden kuluttua asiakirjan luomisesta – tai heti toiminnan päättyessä. Päätearkistoon luovutetaan vain sellainen aineisto, jota ei enää tarvita yhdistyksen säännöllisessä toiminnassa, sillä luovutuksen jälkeen aineistoa ei voi enää hakea pois arkistosta omaan käyttöön edes lainaksi. Luovutussopimuksen myötä aineiston omistus-, käyttö- ja hallintaoikeus siirtyy aina Työväen Arkistolle.

Jos yhdistys tai yhteisö pohtii arkistoaineistojensa luovuttamista tai niiden sopivuutta Työväen Arkistoon, kannattaa ottaa arkistoon yhteyttä. Kun mahdollisesta luovutuksesta on sovittu, voi aineiston tuoda itse arkiston toimipisteeseen Helsinkiin, tai postittaa perille tuotuna. Poikkeustapauksissa Työväen Arkisto voi myös noutaa aineistoja. Arkisto ottaa vastaan toimialaansa kuuluvien yhdistysten ja muiden toimijoiden asiakirjoja ilmaiseksi. 

Aineiston voi luovuttaa sekä paperisena että sähköisenä. Sähköisen aineiston kohdalla on kuitenkin huomioitava, että arkisto vastaanottaa aineistoa vain arkistokelpoisissa tiedostomuodoissa (kirjoitushetkellä suositeltavia muotoja ovat PDF/A-, JPEG, TIFF, PNG, WAV, MP3, AAC ja MPEG-4 AVC.). Sähköinen aineisto tulee pääsääntöisesti luovuttaa ulkoisella tallennusvälineellä, esimerkiksi muistitikulla. Paperiaineistot puolestaan tulee kansioida tai muuten niputtaa selkeiksi kokonaisuuksiksi ja pakata sitten niin, ettei aineisto pääse vahingoittumaan kuljetuksessa. Luovutettava aineisto on lisäksi varustettava tarpeellisin sisältöä kuvaavin tiedoin, jotka merkitään kansioiden tai tiedostojen yhteyteen. Mahdollinen inventaarioluettelo kannattaa liittää luovutettavan aineiston mukaan.

Arkistossa asiakirjat järjestetään, tarvittaessa seulotaan, ja siirretään sitten arkistokelpoisiin säilytysyksiköihin tai sähköiseen tietokantaan. Järjestetty aineisto luetteloidaan ja kuvaillaan arkiston tietokantaan ja saatetaan sitten yleisön käyttöön. Arkistossa yleisö voi tutkia aineistoja lähtökohtaisesti vapaasti arkiston käyttösääntöjä noudattaen, mutta aineistoihin saattaa sisältyä myös luovuttajan kanssa sovittuja, lain edellyttämiä tai arkiston itsensä määrittelemiä käyttörajoituksia. 

Luovuttaja voi perustellusta syystä rajata luovuttamansa aineiston (tai osan siitä) tutkimisen luvanvaraiseksi joko pysyvästi tai määräajaksi. Esimerkiksi Työväen Arkistossa säilytettävä Setan arkisto on järjestön toiveesta tutkittavissa vain Työväen Arkiston johtajan luvalla. Lisäksi tietosuojalaki asettaa rajoituksia tiettyjen asiakirjojen vapaalle tutkimiselle. Mikäli asiakirjat sisältävät esimerkiksi henkilötunnuksia, terveystietoja, tietoja ammattiliiton jäsenyydestä, etnisestä alkuperästä tai seksuaalisesta suuntautumisesta, edellyttää niiden tutkiminen ilman asianomaisten nimenomaista suostumusta aina tutkimusluvan hakemista. Tutkimuslupa myönnetään tapauskohtaisesti ja perustellusta syystä.

6. Ole yhteydessä arkistoon!

Työväen Arkistoon voit olla matalalla kynnyksellä yhteydessä kaikissa arkistointiin, arkiston järjestämiseen ja luovutukseen liittyvissä kysymyksissä. Arkiston internet-sivuilta voit ladata oppaita, joista saat tietoa arkistoinnista.

Työväen Arkiston yhteystiedot: 

info@tyark.fi
040 455 6972
Sörnäisten rantatie 25 A, 2. kerros, 00500 Helsinki
www.tyark.fi