Seta ry:n jäsenjärjestön jäsenrekisteri
Yhdistetty informointiasiakirja (yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art. 13-14) ja seloste käsittelytoimista (art. 30).
Päivitetty 9.4.2021
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä:
Sateenkaarihistorian ystävät ry
Sähköpostiosoite: info@sateenkaarihistoria.fi
Y-tunnus: 3137523-5
Puhelin: +358 45 783 17571
Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö:
Kaura Raudaskoski, yhdistyksen sihteeri
sihteeri@sateenkaarihistoria.fi, puh. +358 45 783 17571
Muut tietojen käsittelijät:
Jäsenrekisterimme on yhteydessä Seta ry:n jäsenrekisterijärjestelmään, jota ylläpitää Teemu Halme, teemu.halme@seta.fi.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- jäsenpalvelut
- jäsenviestintä
- yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
- varainhankinta
- tilastointi ja analysointi
- sähköinen ja suoramarkkinointi (suostumus)
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja.
(Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.)
- rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika, sukupuoli, kieli
- rekisteröidyn yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten, y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
- jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
- tiedot osallistumisesta jäsenjärjestön tai Seta ry:n järjestämiin tapahtumiin, mikäli ilmoittautuminen järjestetään tämän rekisterin avulla
- luottamustoimet järjestössä
- vapaaehtoisroolit
- jäsenmaksu- ja laskutustiedot
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot (kuten erityisruokavaliot tilaisuuksien tarjoiluja varten).
Taloudelliset tiedot:
- lasku- ja maksutapahtumat ja -historia
- kuukausilahjoitussopimukset tiedot (kohde, summa, eräpäivä, maksutapa)
- lahjoitussummat ja -päivämäärät
- pankkiliikenteeseen liittyvä tieto
4. Tietolähteet
Saamme tiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Vajaavaltaisen kohdalla huoltaja antaa suostumuksensa tietojen tallentamiseen.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Kyseessä on Seta ry:n keskitetty jäsenrekisteri.
5. Tietojen luovutukset ja siirrot
Jäsentiedot tallennetaan Seta ry:n keskitettyyn jäsenrekisteriin, jonka toteuttaa Flo Apps Oy (sähköinen FloMembers-rekisteri). Tietoja käytetään sekä Seta ry:n että jäsenjärjestön toi-mesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.
Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:
- Flo Apps Oy (FloMembers-rekisteri)
- MailChimp (uutiskirjeet, jäsenviestintä)
Tietoja siirretään seuraaviin Euroopan unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin: Yhdysvallat [sähköinen uutiskirje], lisätietoa tietosuojaperiaatteista palveluntarjoajan sivuilla osoitteessa http://mailchimp.com/legal/privacy/?_ga=2.128535631.274589984.1526281972-734457527.1507797993.
6. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
8. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
9. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.