Sateenkaarihistorian ystävät ry ylläpitää rekisteriä sidosryhmistään. Tällä sivulla kerromme, mitä tietoja sidosryhmistä keräämme ja miten niitä käytetään.
Rekisterinpitäjä:
Sateenkaarihistorian ystävät ry
Sähköpostiosoite: info@sateenkaarihistoria.fi
Y-tunnus: 3137523-5
Puhelin: +358 45 783 17571
Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö:
Kaura Raudaskoski, yhdistyksen sihteeri
sihteeri@sateenkaarihistoria.fi, puh. +358 45 783 17571
Sidosryhmälistojen henkilötiedot
Ylläpidämme rekisteriä tahoista, joille tiedotamme toiminnastamme (tiedotuslista) sekä sateenkaarihistorian tutkijoista (sateenkaarihistorian tutkijalista). Lisäksi käsittelemme henkilötietoja hankkeisimme liittyvien toimintojen suorittamiseksi.
Rekisterit pitävät sisällään seuraavia henkilötietoja:
Yhteystietorekisteri:
- Nimi
- Henkilötunnus (mikäli ei verokorttia tai Y-tunnusta)
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Kansalaisuus
- Pankki- ja tilitiedot
Tiedotuslista:
- Yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite
- Organisaation nimi
- Viestinnän ajankohdat
Sateenkaarihistorian tutkijalista:
- Etunimi ja sukunimi
- Sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite
- Syntymäaika
- Työskentelykielet
- Tutkimusala, tutkimusaiheet, asiantuntijuus ja ammatilliset kiinnostuksenkohteet
- Työskentelypaikkakunnat
- Osallistuminen Sateenkaarihistoria näkyväksi -hankkeen kouluvierailuohjelmaan
Yhteystietorekisterin henkilötiedot antaa henkilö itse Google Forms -lomakkeella. Tietoja kerätään ensisijaisesti toimeksiantoihin liittyvien palkkioiden maksamista varten. Ilmoittautuja saa vahvistussähköpostissa koosteen antamistaan tiedoista sekä henkilökohtaisen muokkauslinkin, jonka avulla voi muuttaa itse ilmoittamiaan tietoja tai poistaa niitä. Osa lomakkeen tiedoista on pakollisia ja osa vapaaehtoisia. Kaikkia tietoja voi muokata henkilökohtaisen muokkauslinkin avulla, mutta jos haluaa poistaa pakollisia tietojaan rekisteristä, tulee ottaa yhteyttä tämän sivun alussa nimettyyn yhteyshenkilöön. Rekisterin tietojen käsittelyn perusteena on suostumus, joka annetaan Google Forms -lomakkeella ilmoittautumisen yhteydessä. Myös suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.
Tiedotuslistan tiedot on kerätty yleisesti saatavilla olevista lähteistä tai suostumuksella suoraan rekisteröidyiltä. Tiedotuslistalla oleville lähetetään sähköpostia, jonka perusteella he saavat tiedon listalle kuulumisesta. Listalta voi poistua lähettämällä sähköpostia tämän sivun alussa nimetylle yhteyshenkilölle. Tietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu sekä suostumus.
Sateenkaarihistorian tutkijalistan henkilötiedot antaa listalle ilmoittautuja itse Google Forms -lomakkeella. Ilmoittautuja saa vahvistussähköpostissa koosteen antamistaan tiedoista sekä henkilökohtaisen muokkauslinkin, jonka avulla voi muuttaa itse ilmoittamiaan tietoja tai poistaa niitä. Osa lomakkeen tiedoista on pakollisia ja osa vapaaehtoisia. Kaikkia tietoja voi muokata henkilökohtaisen muokkauslinkin avulla, mutta jos haluaa poistaa pakollisia tietojaan sateenkaarihistorian tutkijalistalta, tulee ottaa yhteyttä tämän sivun alussa nimettyyn yhteyshenkilöön. Rekisterin tietojen käsittelyn perusteena on suostumus, joka annetaan Google Forms -lomakkeella ilmoittautumisen yhteydessä. Myös suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.
Palveluntarjoajat
Kaikkia aiemmin mainittuja sidosryhmien tietoja säilytetään Sateenkaarihistorian ystävien Google Workspace -palvelussa, jota käytämme järjestön sähköisessä hallinnassa. Tiedostot ovat vahvasti salasanasuojattuja ja niihin on pääsy ainoastaan yhdistyksen hallituksen jäsenillä sekä yhdistyksen luotetuilla työntekijöillä. Google Workspace on Googlen tuottama palvelu, ja sitä koskevat Googlen tietosuojakäytännöt, joista voit lukea lisää täällä https://workspace.google.com/intl/fi/security/ sekä tarkemmin täällä https://storage.googleapis.com/gfw-touched-accounts-pdfs/google-cloud-security-and-compliance-whitepaper.pdf. Palvelimet sijaitsevat sekä Euroopan talousalueella että sen ulkopuolella.
Saatamme käyttää sähköpostiviestintään myös MailChimp-sähköpostimarkkinointipalvelua, jonka tietosuojakäytännöistä voit lukea täältä: http://mailchimp.com/legal/privacy/?_ga=2.128535631.274589984.1526281972-734457527.1507797993. Suostumuksen MailChimp-palvelusta lähetettyjen viestien vastaanottoon voi perua kunkin sähköpostin lopussa olvesta Peru tilaus -linkistä (Unsubscribe).
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.